Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine neue gesetzliche Regelung in Kraft, die die Nutzung der elektronischen Rechnung (eRechnung) für Transaktionen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern verpflichtend macht. Diese Änderung zielt darauf ab, die Effizienz, Transparenz und Sicherheit im Rechnungswesen zu steigern sowie den digitalen Wandel in der Wirtschaft weiter voranzutreiben. Doch was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zu den kommenden Anforderungen und wie Sie sich darauf vorbereiten können.
Was ist eine eRechnung?
Bevor wir in die gesetzlichen Anforderungen einsteigen, ist es wichtig zu verstehen, was eine eRechnung genau ist. Eine eRechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, übertragen und empfangen wird. Sie enthält dieselben Informationen wie eine Papierrechnung, muss jedoch bestimmten Standards entsprechen, um rechtsgültig zu sein.
Gesetzliche Anforderungen ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Rechnungen, die im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern ausgestellt werden, als eRechnungen formatiert sein.
Diese Regelung gilt für alle Verträge, unabhängig von ihrem Wert. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie beachten müssen:
Format und Übermittlung
Die eRechnung muss in einem standardisierten Format ausgestellt und über ein zentrales Portal an den öffentlichen Auftraggeber übermittelt werden. Deutschland ist das gängige Format die XRechnung, ein XML-basiertes Standardformat, das für die Übermittlung an das zentrale Portal der öffentlichen Verwaltung genutzt wird.
Pflicht zur Annahme und Verarbeitung
Nicht nur die Aussteller von Rechnungen sind betroffen. Öffentliche Auftraggeber müssen ebenfalls in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.
Datenschutz und Sicherheit
Da eRechnungen sensible Finanzinformationen enthalten, müssen bei ihrer Übermittlung und Speicherung hohe Datenschutz- und Sicherheitsstandards eingehalten werden. Dies beinhaltet die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien und sicheren Übertragungswegen.
Vorbereitung auf die Umstellung
Die Umstellung auf eRechnungen erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Hier sind einige Schritte, die Ihr Unternehmen jetzt schon unternehmen
kann:
Technische Anpassungen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware in der Lage ist, Rechnungen im erforderlichen Format zu rstellen und zu verarbeiten. Kontaktieren Sie Ihren Softwareanbieter frühzeitig, um notwendige Updates zu besprechen.
Schulung der Mitarbeiter: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die anstehenden Änderungen und bieten Sie Schulungen an, um sicherzustellen, dass alle mit dem neuen System vertraut sind
Prozessanpassungen: Überprüfen Sie Ihre internen Prozesse und passen Sie diese an, um eine reibungslose Erstellung, Übermittlung und Archivierung von eRechnungen zu gewährleisten.
Fazit
Die Einführung der eRechnung stellt einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Hand dar. Indem Sie sich frühzeitig mit den Anforderungen vertraut machen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, können Sie sicherstellen, dass Ihr
Unternehmen zum Stichtag bereit ist. Beginnen Sie jetzt mit der Vorbereitung, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Disclaimer
Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel allgemeine Informationen bietet und keinen Ersatz für professionelle steuerrechtliche Beratung darstellt. Für spezifische Anfragen sollten Sie sich an einen Steuerberater oder Rechtsexperten wenden.
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