Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” sind ein umfangreiches Regelwerk, das in Deutschland die Anforderungen an die digitale Buchführung und Aufbewahrung von steuerrelevanten elektronischen Dokumenten definiert. Im Fokus dieses Blogartikels steht speziell die Ziffer 136 der GoBD, welche sich mit der Unveränderbarkeit und Protokollierung von Änderungen an digitalen Aufzeichnungen befasst. Im Folgenden wird ein Überblick über die wesentlichen Aspekte von Ziffer 136 gegeben, die im Kontext der GoBD von entscheidender Bedeutung sind.
Die Bedeutung von GoBD Ziffer 136
Die GoBD als Ganzes stellen sicher, dass alle Geschäftsvorfälle in einer Weise aufgezeichnet werden, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Ziffer 136 ist speziell auf die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen ausgerichtet. Nach dieser Vorschrift müssen Unternehmen gewährleisten, dass einmal festgehaltene Daten nicht mehr unbemerkt verändert werden können. Dies ist ein fundamentaler Pfeiler der Vertrauenswürdigkeit in die unternehmerische Buchführung und essentiell für die Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit.
Unveränderbarkeit und Protokollierung nach GoBD Ziffer 136
In der Praxis bedeutet dies, dass für jede Veränderung von Daten klare, nachvollziehbare Spuren existieren müssen. Es ist nicht ausreichend, dass Daten lediglich technisch nicht mehr veränderbar sind; es muss auch dokumentiert werden, wann wer welche Veränderung vorgenommen hat. Dies umfasst:
- Datum und Uhrzeit der Änderung.
- Identität des Benutzers, der die Änderung vorgenommen hat.
- Art der Änderung.
- Betroffene Datensätze.
- Grund der Änderung, wenn dieser im Rahmen des Geschäftsprozesseserfassbar ist
Technische Anforderungen
Um der Forderung der Unveränderbarkeit gerecht zu werden, müssen Unternehmen technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen. Dazu zählen:
- Einsatz von Versionierungssystemen, die ältere Versionen von Dokumenten vorhalten.
- Verwendung von Datenbanken, die Änderungsprotokolle führen.
- Absicherung durch Berechtigungskonzepte, die nur autorisiertem Personal Änderungen erlauben.
Herausforderungen und Lösungsansätze
Eine der größten Herausforderungen ist die Umsetzung dieser Anforderungen in bereits bestehenden IT-Systemen. Viele Unternehmen setzen daher auf spezialisierte Softwarelösungen, die Compliance mit den GoBD von Grund aufbieten. Hier sind einige Maßnahmen, die zur Umsetzung beitragen können:
- Auswahl und Implementierung geeigneter Buchführungssysteme.
- Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter für die Bedeutung der Datenintegrität.
- Regelmäßige Überprüfung der Systeme auf Einhaltung der GoBD-Vorgaben.
Praktische Umsetzung im Unternehmen
Die praktische Umsetzung von GoBD Ziffer 136 erfordert ein Umdenken in der Datenverarbeitung und im Datenmanagement. Unternehmen müssen sich fragen:
- Sind unsere Systeme in der Lage, Änderungsprotokolle zu führen und diese für die notwendige Dauer vorzuhalten?
- Haben wir eine klare Richtlinie, wie mit Änderungen umzugehen ist?
- Wie stellen wir sicher, dass diese Richtlinien eingehalten werden?
Fazit
GoBD Ziffer 136 spielt eine entscheidende Rolle für die Integrität der finanziellen Berichterstattung und für die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften. Die korrekte Umsetzung schützt nicht nur vor steuerlichen Risiken, sondern stärkt auch das Vertrauen in die Unternehmensführung.
Weiterführende Ressourcen
Für weitere Informationen empfiehlt sich der direkte Blick in die GoBD, welche vom Bundesministerium der Finanzen bereitgestellt werden. Interessierte können die entsprechenden Dokumente auf der Webseite des Bundesministeriums der Finanzen unter [www.bundesfinanzministerium.de] einsehen.
Disclaimer
Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel allgemeine Informationen bietet und keinen Ersatz für professionelle steuerrechtliche Beratung darstellt. Für spezifische Anfragen sollten Sie sich an einen Steuerberater oder Rechtsexperten wenden.
